Ervaringen open source cq low cost ERP pakketten.
ERP moet belangrijke organisatie processen ondersteunen, stabiel zijn, meegroeien met de organisatie en eigenlijk geld opbrengen. Het moet zeker geen blok aan het been zijn.

Bij deze korte review ben ik uitgegaan van een kleiner cq middel groot bedrijf dat af en toe groeistuipen heeft en dat continu op zoek is om nieuwe diensten / produkten aan te bieden.
Voor een ERP systeem is dit lastig. Of het moet alleen minimale hoofd functionaliteit aanbieden (finance, belastingen, inkoop en verkoop) en makkelijk te integreren zijn met andere (tijdelijke) systemen (goede interfacing) óf het moet alle functionaliteit al bevatten (wat het soms een gedrocht kan maken), óf het heeft de mogelijk om snel nieuwe functionaliteit toe te voegen en in te richten cq niet meer gebruikte functionaliteit makkelijk uit te faseren.
Kleinere bedrijven doorlopen geregeld fasen waarbij de kosten tijdelijk hoger zijn dan de baten. Financiële (vaste) lasten zijn dus een issue en hogere vaste kosten verhogen de risico's voor de onderneming in belangrijke mate.
Een goed ERP systeem zou hierop in moeten spelen niet alleen qua functionaliteit maar ook qua kostenstructuur. (lage kosten cq meegroeiend met de behoefte en gebruikte mogelijkheden)

Reden voor mij om Open Source applicaties geregeld onder de loep te nemen zijn

• Dat bij voldoende grootte van de bijbehordende community er ook continu gewerkt wordt aan functionaliteit waar behoefte aan is. Het is van huis uit dus “dynamisch” qua aanbod van functionaliteit.
• Veelal aanschaf kosten en service kosten vrij laag zijn en het bijbehorende technische platform vaak gebaseerd is op opensource software met lage kosten en hoge stabiliteit.
  Hierdoor is het ook vaak makkelijk in een SAAS vorm te gaan gebruiken.

Indrukken van Odoo / OpenErp
OpenErp is recent omgedoopt naar Odoo.
De centrale Odoo organisatie beweegt zijn verdien model en organisatie van gebaseerd op gratis basis software met kosten voor geleverde aanvullende services (2-de lijns) en ondersteuning van lokale implementatie partners, naar een verdienmodel gebaseerd op Odoo als centrale partner voor de klant en directe betaalde betrokkenheid bij inrichting en SAAS implementaties, en direct contact voor licentie en service contracten met de lokale partner op de 2-de lijn (dus met omgekeerde doorbelasting van omzet richting lokale partner).
Odoo biedt sinds vorig jaar goede programma's om expertise op te bouwen en experts / partners te certificeren. Dit draagt bij tot de kwaliteit van de partners en tot kwaliteit van implementaties. Dit komt ook professioneel over, verbetert de relatie met de klant en verhoogt de meerwaarde voor de klant.

Qua functionaliteit is Odoo modulair opgebouwd (waarbij Odoo het nu presenteert als losse apps omgeving). Het is zeer dynamisch in het aanbod van nieuwe functionaliteit met een (nog) betrokken community van gebruikers en ontwikkelaars. Er zijn ook al belangrijke financiële modules / inrichtingen aanwezig gebaseerd op de specifieke lokale omstandigheiden (ook Nederlandse) (rekeningschema, bank modules, belasting / btw modules etc).
Qua technische implementatie wordt er steeds meer gepushed op SAAS in plaats van lokale (virtule) implementaties.

Wat valt mij op aan de geboden functionaliteit:
Het gaat snel qua ontwikkeling waarbij ook duidelijk gewerkt wordt aan 2 pijlers:

• Webbased dienstverlening
• Functionaliteit voor grotere bedrijven (warehouse management, verticale keten integratie, multi company, etc)

Hieronder noem ik een beperkt aantal bevindingen:

1. Sales, Web shop en Point of Sale modules (retail): erg sterk.:
   Zeer mooi. Máár in mijn opinie mist hier nog iets wezenlijks om effectieve dienstverlening richting de klant te kunnen leveren en een lean interne organisatie te hebben. De automatische ATP (available to promise) functionaliteit is er nl nog niet. Handmatig moeten levertijden richting klanten berekend / terug gekoppeld worden als artikelen niet op voorraad zijn. Ook mag wat mij betreft de weergave voor economische voorraad verloop handiger opgebouwd worden zodat tekorten en beschikbaarheid op data duidelijker is.
2. Warehousing:
   Al bijna volwasssen. Goed mogelijk te combineren met interne routes, barcoding etc.en met sales en inkoop. Ook hier mist nog een goede koppeling met ATP (Available to promise).
3. Fabricage:
   Ook hier mist een goede ATP planning in fabricage en inkoop.
4. Multi-site:
   Financiele inrichting werkt.
   Er wordt hard aangewerkt aan onderlinge uitwisseling van opdrachten en automatische facturatie tussen meerdere sitesetc. Ziet er goed uit maar is nog niet helemaal vrij beschikbaar. Eén partner is zeer actief hierin en heeft een werkend produkt hiervoor.
5. Internet sites:
   Redelijk goed en zeer goed te integreren met de webshop functionaliteit. De meeste concurenten hebben dit niet.
6. Financiële en Controlling gerelateerde modules:
   Makkelijk in te richten en goed aan te vullen met belangrijke mdoules voor banking, belastingen en multi-company, etc. Veel aanvullende functionaliteit voelt al volwassen aan.
7. Project management:
   De basis is redelijk goed, gebruiksvriendelijkheid kan nog iets beter in combinatie met gantt. Het “kanban” actie board en fase inrichting kunnen wat mij betreft nog beter. Het kanban is qua potentie zeer handig, echter niet makkelijk in te delen.
   Goed te koppelen met HRM en tijdregistratie met doorfactureren.
8. Workflow management (en dus flexibele werkproces / beslissingsproces inrichting):
   Dit kwam bij mij nog niet goed genoeg over. Dit is wel heel belangrijk in mijn opinie om flexibel te kunnen zijn / blijven als organisatie!! Hopelijk wordt dit snel volwassen !!! Is naar mening een noodzaak om flexibel te blijven en geen los zand of spaghetti te creëren voor een organisatie.
9. Gebruiksvriendelijkheid:
   Consequente vormgeving gericht op wat de gebruiker nodig heeft, duidelijk en goede groepering en snel in verwerking. Maar zeer sporadisch is iets moeilijk te vinden. Het geheel kwam bij mij als zeer prettig over.
   Helaas qua scherminrichting niet / zeer beperkt aan te passen aan eigen behoefte.
10. Technische inrichting / opbouw eigen ERP omgeving:
    Versie 7 is gemakkelijk ook op een eigen server te plaatsen (VM).
    Ook is een goed SAAS aanbod aanwezig (wel bij Odoo als bij andere SAAS aanbieders)
11. Overall indruk:
    Zeer goed geschikt om te groeien van 1-pitter naar multi company inclusief warehousing. Duidelijk geschikt voor dienstverlenende bedrijven. Op dit moment iets minder geschikt voor produktie bedrijven als zij veel werken met bill of materials, werkplannen, tekeningen, integratie met Autocad en machine programma's en produktie planning. (Hier wordt wel hard aan gewerkt)

Kosten voor de gebruiker
Ik vind het erg jammer dat Odoo aan het bewegen is naar een full-cost model met Odoo zelf als centrale partner voor klanten.
Hoewel de kosten tot en met 2 gebruikers miniem zijn (zelfs inclusief alle mogelijke functionaliteit), stijgen de kosten véél te sterk direct daarboven (explosief) en is dit ook moeilijk voor de gebruiker in de hand te houden.
Het is (te) makkelijk om functionaliteit toe te voegen die direct tot gróte kosten kunnen leiden bij toekenning van de rechten aan meerdere /alle gebruikers. Een organisatie zit niet te wachten op het moeten managen / in control houden van het bijbehorende ERP kosten model.
Héél erg jammer voor dit prachtige pakket.
De basis gedachte van open source (vrijheid voor iedereen in gebruik en ontwikkeling) is hiermee heel ver te zoeken.

Indrukken van OpenBravo
OpenBravo is een multifunctioneel ERP pakket. Er wordt hard aan gewerkt en heeft een grotere community.
Wat erg jammer is, is dat indien je de gratis community versie wilt installeren, je dit niet gemakkelijk gemaakt wordt. Het is op hun site lastig te vinden terwijl ze gewoon op sourceforge aanwezig is.
Qua techniek is het net als Odoo toegankelijk voor gebruikers via de webbrowser. Erg handig.
Er is een virtuele machine te downloaden om te installeren cq mee te experimenteren. Je kunt echter het produkt ook als service afnemen.

Qua configuratie zijn er redelijk goede handleidingen op de community wiki site, netjes stapsgewijs.
Qua gebruiksvriendelijkheid is er mee te werken, en het is consistent qua vormgeving en bediening opgezet. Ik vond echter de interactie veel minder prettig dan Odoo en Tryton.
Qua performance viel het mij erg tegen. Het gebruikt niet alleen veel geheugen waardoor het geregeld traag is, maar ik heb zelfs geregeld vastlopers gehad. Dit zowel op de testsite van openbravo als op mijn (iets ondergedimensioneerde) virtuele machine. Zeker met meerdere gebruikers kan dit een probleem zijn.

Functionaliteit:

• Hier kan ik vrij kort over zijn: In principe zit alles er in (ook goede warehousing).
• Zelfs Available to Promise is in bepaalde delen geïmplementeerd.
• Projectmanagement was helaas niet grafisch mogelijk waardoor planning en inzichtelijkheid minder waren. (naast de al iets lastigere opzet)
• Het is qua concept goed geschikt voor grote organisaties met meerdere locaties, administraties en landen. (behalve dan de performance)
• Rapporten zijn aanwezig of te maken.
• Export van gegevens is goed te doen.
• Import mogelijkheden zijn minder goed dan aangegeven: lastig om dit goed te doen.
• Er zijn localisatie mogelijkheden, maar nog niet voor Nederland. Het beste is nu nog om zelf een rekeningschema etc op te zetten.
• Wat ik hinderlijk vond is dat als je meerdere (opeenvolgende) taken wilt uitvoeren je veel verschillende menus door moet. Het is niet gericht op Lean workflow gebruik.
• Er is een commerciële versie aanwezig die met name meer functionaliteit biedt voor retail bedrijven.
• De hoeveelheid aanvullende modules /die te installeren is, is veel minder groot dan bij Odoo.
  Hier staat wel tegenover dat de basis versie al bijna alle functionaliteit bezit. (in tegenstelling tot Odoo waar je elk brokje moet installeren)

Algemene indruk:
Je krijgt veel functionaliteit in één keer. Duidelijk werkend aan nieuwe functionaliteit en toepassingen. Veel configuratie mogelijkheden, maar ook arbeidsintensiever (en technischer) om te configuren dan Odoo.
Heel erg jammer dat het uitgangspunt voor gebruikers niet is: Lean, mean en reliable.

Kosten voor gebruikers:
Veel gebruikers kunnen volstaan met de community versie.
Aanvullende modules kunnen duur zijn, maar bieden ook duidelijk meerwaarde.
Beheer kosten kunnen oplopen bij blijvende instabiliteit en matige performance.
 

Indrukken van Tryton
Tryton is een gratis opensource ERP pakket.
Qua functionaliteit is het (veel) minder uitgebreid dan Openbravo en Odoo.

Qua techniek is het ook gebaseerd op een 3-tier model, alleen krijg je niet toegang tot de applicatie via een browser, maar via een lokaal te installeren "client".

Het pakket is stabiel. Ik heb geen vastlopers gehad. (installeer wel de laatste versie)
Het is ook erg vergevingsgezind: als nog niet alles goed geconfigureerd is, zal hij bij het opslaan aangeven dat dit nog niet mogelijk is omdat iets nog niet juist geconfigureerd of gevuld is, ook bij een database afhankelijkheid. (denk bijvoorbeeld aan het nog niet volledig hebben aangemaakt van attributen van produkten / services en je wilt een order opslaan).

De community die er aan werkt is duidelijk kleiner dan van Odoo en OpenBravo. Er staan veel wensen voor modules of wijzigingen in functionaliteit nog open.

Wat ik een erg groot gemis vind is goede documentatie.
Als er documentatie is staat ze verspreid over meerdere sites en locaties (tryton.org, de wiki, google, etc)
De meeste documentatie is erg technisch.
Er is geen totaal stappenplan om snel een administratie op te zetten met alle minimaal benodigde te configureren zaken en alle afhankelijkheden.
Er is geen beschrijving van de modules en geen online help.

Daar staat tegenover dat (als je er zelf goed in wilt duiken) het redelijk makkelijk te ontdekken is waar alles voor dient.

Wat zit er in qua functionaliteit:

• De mogelijkheid om meerdere administraties te voeren naast elkaar
• Er is localisatie qua taal.
• Er is localisatie qua rekeningschema's voor België, Frankrijk en Duitsland. De overige landen helaas nog niet. Daar moet alles (rekeningen, btw, etc) zelf aangemaakt worden
• Er zijn goede, simpele molules voor sales opportunities, sales opdrachten en factuur verwerking. Ze werken prettig en zijn zowel vormgegeven om meerdere  facturen per handeling uit te voeren, als ook voor 1 order/factuur alle stappen achter elkaar uit te laten voeren met weinig menu handelingen.
  Ook creditering gaat handig en goed.
• Er zit basis warehouse functionaliteit in, zelfs al met dropping en verzending.
• Er kan gebruik gemaakt worden van prijslijsten.
• Bank functionaliteit heeft IBAN en SEPA authorisatie, maar kan geen gegevens importeren en exporteren.
• De projectmodule (met name handig ook voor service/consultancy activiteiten) is aanwezig. Timesheet uren kunnen worden doorgezet naar (draft) facturen.
  Alleen kunnen er geen selecties worden gemaakt welke uren je doorzet.
  Tijdens facturatie kunnen er nog wijzigingen doorgevoerd worden, maar minder in rekening gebrachte uren worden niet teruggekoppeld naar de projecten module.
  De timesheet funcitonaliteit werkt goed.
• Er kan wel een workload op mensen gepland worden,  maar nog niet inzichtelijk gemaakt worden (zowel niet met een rapport als ook niet grafisch) waardoor dit eigenlijk nog geen meerwaarde heeft.
• Nieuwe modules kun je later toevoegen.
• Er zit GEEN Btw rapportage in. (maar dat is wel natuurlijk uit de balans en resultaten rekening te halen)
• Documenten (facturen etc) en rapporten zijn qua basis al goed te gebruiken. Heel fijn vond ik dat de output gelijk in odt formaat is (Openoffice) en ook nog te bewerken is.
• Import van gegevens gaat niet cq is erg techniesch en complex, of moet op de database. Mooi zou het zijn geweest als dit in elk scherm zou kunnen. Denk bijvoorbeeld aan het inlezen van bankmutaties.
  Export van gegevens kan alleen door gegevens uit getoonde rapporten of getoonde tabellen rechtstreeks te kopieren naar het kladblok.
• Er zit een scheduler in om handelingen te automatiseren (niet makkelijk)
• Schermen en workflows zijn niet of zeer beperkt te beïnvloeden / configuren.
• Er zijn nog te weinig rapporten (hoewel ze ook wel te maken zijn is het niet makkelijk opgezet)

Overall indruk Tryton
Als je een gratis pakket wilt gebruiken en geen bezwaar hebt tegen het geheel zelf opzetten van rekeningschema's, je geen high tech behoeftes hebt en bereid bent alle mutaties handmatig door te voeren: dan is het een betrouwbare kandidaat.
Er is helaas geen virtuele machine om direct te installeren. Wel kan zelf een linux mint of ubuntu omgeving snel ingericht worden met tryton cq neso (server en client ineen). Wel moeten de paden naar de nieuwste source paden eerst ingesteld worden. Ook is de neso server niet gelijk te benaderen als "server" maar alleen geconfigureerd als localhost (dus alsof je het op 1 desktop draait). Jammer.
Dit, tesamen met de documentatie, maakt het voor nieuwe gebruikers niet makkelijk om het snel te implementeren. Ook zal hierdoor de gebruikers community minder snel groeien.

Indrukken van Xtuple (Postbook) opensource ERP.
Xtuple openbooks is een oud gediende.
Xtuple bestaat in 3 varianten, waarvan de basisvariant de gratis Opensource variant is.
Deze variant kent veel functionaliteit die betrekking heeft op multi-site, multi-warehouse, en productie faciliteiten. Tevens kan het ook projecten administreren.
Aanvullende functionaliteit is beperkt. Daarvan zijn een aantal tegen betaling.
(Technische) installatie is redelijk complex. Indien u op het linux platform wilt draaien moet u er rekening mee houden dat deze standaard alleen oudere versies vanuit de bibliotheek installeert. Nieuwe versies zijn wel handmatig te installaeren. Wel moet u dan veel handmatig instellen. (technisch)
Er is gelukkig wel een geconfigureerde Virtuele machine, die via een speciaal script geïnstalleerd en gebruikt wordt (Vagrant op vVrtual box). Deze bevat ook een test database en kale lege installatie die naar uw eigen wensen is in te vullen. Ook is standaard al de mobile-web interface mee geïnstalleerd.
Daarnaast wordt er ook een SAAS service aangeboden.

Voor de volledige functionaliteit dient op de pc van de gebruiker een speciaal programma geïnstalleerd te worden (client). Wel is de communicatie standaard encrypted (ssh).
Op dit moment is er ook een (mobile) webinterface in ontwikkeling die zelfs goed geschikt is voor het gebruik met tablets/ipads. Op dit moment is hier de CRM/Sales webinterface in aanwezig.

Een aantal bevindingen:
Webinterface:

• Geschikt voor tablets.
• Qua vormgeving compleet anders maar wel goed snel te leren. Helaas is het niet mogelijke meerdere tabs open te zetten.
• Er zijn eigen workflows te creëren. Erg handig. Een nadeel op dit moment is wel dat er geen standaard workflow in aanwezig is.
• Facturatie werkte hierdoor (nog) niet op de test database.
• Veelbelovend.

Beheer via desktop client:

• Qua vormgeving doet het ouderwets aan.
• Sommige menus zitten niet op logische plekken. Zelfs de menukeuze om de applicatie te sluiten zit onlogisch. Helaas is er geen standaard “script” of document met een stappenplan om snel een company in te richten. Hiervoor is een (betaalde) wizard module.
  Wel is er standaard een lege database met een standaard Amerikaans rekeningschema aanwezig. Deze is gemakkelijk te veranderen.
• Als u de handleidingen leest (op internet, na enig zoeken) en voorbeelden volgt, is redelijk goed te volgen hoe je het kunt gebruiken. Er zijn voorbeelden voor 3 type berdijven: service / consultancy, produktie, handel.
• Projecten zijn qua basis goed aanwezig. Zelfs de koppeling met de sales order, inkoop en workorders zijn te maken. (ook zichtbaar in de boekingen!!!).
  Enig gemis hierin is nog dat scheduling en de ganttchart niet interactief zijn en niet makkelijk uit andere toepassingen in te lezen zijn (tenzij je hiervoor zelf een import van xml/csv bestand creëert). Ook zijn er geen afhankelijkheden tussen taken. De tijd- en expense registratie module is in basis voldoende en goed gekoppeld.
• Het inkoopproces en is in te richten voor complexe organisaties. 3 varianten zijn parallel te gebruiken: met purchase request, zonder purchase request maar met inkooporder, en rechtstreekse verwerking van inkopen en materiaalontvangst zonder inkooporder met directe Boeking. De laatste is erg handig. De eerste 2 zit een onhandig stap in waarbij handmatig na ontvangstboeking een voorstel tot betalen moet worden gemaakt. (jammer).
• Autorisaties op stappen is alleen in te richten door autorisatie op functionaliteit, geen losse workflows.
• Het systeem kan “available to promise” weergeven (lopende availability) hoewel het niet in eerste instantie in de salesorder qua voorspelde datum weergegeven wordt. Het wordt aangestuurd door een centrale inventory management functie. Hier worden ook productie/assembly en inkoop opdrachten gegenereerd.
• Qua shopfloor control en Masterscheduling kent het een boevengemiddelde functionaliteit, zowel op master schedule niveau als op detailplanning niveau. Er is bijvoorbeeld ook de (eenvoudige) mogelijkheid te plannen op flow/planner a la Theory of Constrains (met buffers en bottlenecks).
• Warehousing heeft de mogelijkheid voor tellijsten, slips en tellijsten etc.
  Helaas geen barcodes.
• Het inlezen van bankmutaties en exorteren van bankopdrachten zit er standaard niet in. Hiervoor moet je eigen import.export definities maken.
• De desktop/client versie was erg stabiel.
• Eén belangrijke extra te installeren module (connect voor interfacing met mail etc) is een betaalde module.

Algemene indruk:
Xtuple openbooks kent standaard veel functionaliteit.
Het is redelijk goed te gebruiken voor dienstverlenende organisaties die op project basis werken. Voor productiebedrijven zijn er ook een aantal goed vormgegeven functionaliteiten. De indruk die bij mij achterbleef is dat hoewel het ouderwets aandoet, het qua functionaliteit niet onderdoet voor Openbravo.
De nieuwe web-functionaliteit (mobile) voorziet al in een goede aanvulling: workflows. Zeer goed en jammer dat die nog niet in de desktop versie zitten. Helaas is de webversie nog niet helemaal klaar: Facturatie mist cq moet goed ingericht worden. Projectmanagement mist nog gantt-chart en afhankelijkheden van taken
Het is op een virtuele server omgeving te draaien. Je hebt echter wel technische kennis nodig om geregeld een update te doen.
Voor mij komt deze qua functionaliteit op plaats 2, na Odoo.

Keuze
Het is lastig te kiezen uit de 4 ERP pakketten. Elk pakket heeft zijn voor en nadelen.
Bedenk goed wat u wilt bereiken, welke processen zijn voor u de belangrijkste zijn en hoe u (absoluut niet) wilt werken.
Neem daarna pas andere aspecten in uw overweging mee.
Wilt u absoluut geen kosten maken voor redelijk veel functionaliteit en heeft u meer dan 2 gebruikers: dan zult u terecht komen bij de community versie van OpenBravo, met de slechtere stabiliteit en performance, of bij Xtuple Postbooks. Xtuple Postbooks heeft daarbij mijn voorkeur.
Heeft u maar 2 hoofdgebruikers of bent u toch bereid een redelijke vergoeding te betalen voor het gebruik, heeft Odoo in mijn visie de allerbeste kaarten. Goede vormgevingen en heel veel functionaliteit. Sterk in ontwikkeling met een heel goede basis.
Heeft u meer dan 2 gebruikers, geen bezwaar tegen het zelf "uitvinden" van hoe alle functionaliteit werkt en geen bezwaar tegen handmatige boekingen, en nog belangrijker heeft u voldoende aan de kernprocessen met een heel goede standaard flow van (autorisatie) processtappen, is Tryton een redelijk goede gebruiksvriendelijke keuze. Enig nadeel is de kleine community en beperkte support.
Mocht u zich realiseren dat u eigenlijk toekunt met het voeren van alleen de financiële administratie, kunt u wellicht beter een administratie pakket gebruiken.

(Eenvoudig) Opensource administratiepakket
Mocht u alleen een financiële administratie moeten voeren, is een acceptabel gratis opensource pakket GnuCash.
Hierbij kan een double-entry administratie gevoerd worden, facturatie uitgevoerd worden en verwerking van het bankmutatiebestand uitgevoerd worden. (wel via een truuk: cvs mutatiedownload van de bank omzetten mbv MT2OFX naar ofx formaat. Daarna inlezen).
Er zijn ook eenvoudige rapportage mogelijkheden om bv makkelijk gegevens voor BTW aangifte te verkrijgen.
Mocht u met dit pakket kennis willen maken is er een goede uitleg op:
http://lifestylezaken.drupalgardens.com/inhoud/online-cursus-boekhouden-voor-ondernemers-met-gnucash.
GnuCash is te installeren op alle platformen en makkelijk te testen.