Ervaringen open source cq low cost ERP pakketten.
ERP moet belangrijke organisatie processen ondersteunen, stabiel zijn, meegroeien met de organisatie en eigenlijk geld opbrengen. Het moet zeker geen blok aan het been zijn.

Bij deze korte review ben ik uitgegaan van een kleiner cq middel groot bedrijf dat af en toe groeistuipen heeft en dat continu op zoek is om nieuwe diensten / produkten aan te bieden.
Voor een ERP systeem is dit lastig. Of het moet alleen minimale hoofd functionaliteit aanbieden (finance, belastingen, inkoop en verkoop) en makkelijk te integreren zijn met andere (tijdelijke) systemen (goede interfacing) óf het moet alle functionaliteit al bevatten (wat het soms een gedrocht kan maken), óf het heeft de mogelijk om snel nieuwe functionaliteit toe te voegen en in te richten cq niet meer gebruikte functionaliteit makkelijk uit te faseren.
Kleinere bedrijven doorlopen geregeld fasen waarbij de kosten tijdelijk hoger zijn dan de baten. Financiële (vaste) lasten zijn dus een issue en hogere vaste kosten verhogen de risico's voor de onderneming in belangrijke mate.
Een goed ERP systeem zou hierop in moeten spelen niet alleen qua functionaliteit maar ook qua kostenstructuur. (lage kosten cq meegroeiend met de behoefte en gebruikte mogelijkheden)

Reden voor mij om Open Source applicaties geregeld onder de loep te nemen zijn

  • Dat bij voldoende grootte van de bijbehordende community er ook continu gewerkt wordt aan functionaliteit waar behoefte aan is. Het is van huis uit dus “dynamisch” qua aanbod van functionaliteit.
  • Veelal aanschaf kosten en service kosten vrij laag zijn en het bijbehorende technische platform vaak gebaseerd is op opensource software met lage kosten en hoge stabiliteit.
    Hierdoor is het ook vaak makkelijk in een SAAS vorm te gaan gebruiken.

Indrukken van Odoo / OpenErp
OpenErp is recent omgedoopt naar Odoo.
De centrale Odoo organisatie beweegt zijn verdien model en organisatie van gebaseerd op gratis basis software met kosten voor geleverde aanvullende services (2-de lijns) en ondersteuning van lokale implementatie partners, naar een verdienmodel gebaseerd op Odoo als centrale partner voor de klant en directe betaalde betrokkenheid bij inrichting en SAAS implementaties, en direct contact voor licentie en service contracten met de lokale partner op de 2-de lijn (dus met omgekeerde doorbelasting van omzet richting lokale partner).
Odoo biedt sinds vorig jaar goede programma's om expertise op te bouwen en experts / partners te certificeren. Dit draagt bij tot de kwaliteit van de partners en tot kwaliteit van implementaties. Dit komt ook professioneel over, verbetert de relatie met de klant en verhoogt de meerwaarde voor de klant.

Qua functionaliteit is Odoo modulair opgebouwd (waarbij Odoo het nu presenteert als losse apps omgeving). Het is zeer dynamisch in het aanbod van nieuwe functionaliteit met een (nog) betrokken community van gebruikers en ontwikkelaars. Er zijn ook al belangrijke financiële modules / inrichtingen aanwezig gebaseerd op de specifieke lokale omstandigheiden (ook Nederlandse) (rekeningschema, bank modules, belasting / btw modules etc).
Qua technische implementatie wordt er steeds meer gepushed op SAAS in plaats van lokale (virtule) implementaties.

Wat valt mij op aan de geboden functionaliteit:
Het gaat snel qua ontwikkeling waarbij ook duidelijk gewerkt wordt aan 2 pijlers:

  • Webbased dienstverlening
  • Functionaliteit voor grotere bedrijven (warehouse management, verticale keten integratie, multi company, etc)

Hieronder noem ik een beperkt aantal bevindingen:

  1. Sales, Web shop en Point of Sale modules (retail): erg sterk.:
    Zeer mooi. Máár in mijn opinie mist hier nog iets wezenlijks om effectieve dienstverlening richting de klant te kunnen leveren en een lean interne organisatie te hebben. De automatische ATP (available to promise) functionaliteit is er nl nog niet. Handmatig moeten levertijden richting klanten berekend / terug gekoppeld worden als artikelen niet op voorraad zijn. Ook mag wat mij betreft de weergave voor economische voorraad verloop handiger opgebouwd worden zodat tekorten en beschikbaarheid op data duidelijker is.
  2. Warehousing:
    Al bijna volwasssen. Goed mogelijk te combineren met interne routes, barcoding etc.en met sales en inkoop. Ook hier mist nog een goede koppeling met ATP (Available to promise).
  3. Fabricage:
    Ook hier mist een goede ATP planning in fabricage en inkoop.
  4. Multi-site:
    Financiele inrichting werkt.
    Er wordt hard aangewerkt aan onderlinge uitwisseling van opdrachten en automatische facturatie tussen meerdere sitesetc. Ziet er goed uit maar is nog niet helemaal vrij beschikbaar. Eén partner is zeer actief hierin en heeft een werkend produkt hiervoor.
  5. Internet sites:
    Redelijk goed en zeer goed te integreren met de webshop functionaliteit. De meeste concurenten hebben dit niet.
  6. Financiële en Controlling gerelateerde modules:
    Makkelijk in te richten en goed aan te vullen met belangrijke mdoules voor banking, belastingen en multi-company, etc. Veel aanvullende functionaliteit voelt al volwassen aan.
  7. Project management:
    De basis is redelijk goed, gebruiksvriendelijkheid kan nog iets beter in combinatie met gantt. Het “kanban” actie board en fase inrichting kunnen wat mij betreft nog beter. Het kanban is qua potentie zeer handig, echter niet makkelijk in te delen.
    Goed te koppelen met HRM en tijdregistratie met doorfactureren.
  8. Workflow management (en dus flexibele werkproces / beslissingsproces inrichting):
    Dit kwam bij mij nog niet goed genoeg over. Dit is wel heel belangrijk in mijn opinie om flexibel te kunnen zijn / blijven als organisatie!! Hopelijk wordt dit snel volwassen !!! Is naar mening een noodzaak om flexibel te blijven en geen los zand of spaghetti te creëren voor een organisatie.
  9. Gebruiksvriendelijkheid:
    Consequente vormgeving gericht op wat de gebruiker nodig heeft, duidelijk en goede groepering en snel in verwerking. Maar zeer sporadisch is iets moeilijk te vinden. Het geheel kwam bij mij als zeer prettig over.
    Helaas qua scherminrichting niet / zeer beperkt aan te passen aan eigen behoefte.
  10. Technische inrichting / opbouw eigen ERP omgeving:
    Versie 7 is gemakkelijk ook op een eigen server te plaatsen (VM).
    Ook is een goed SAAS aanbod aanwezig (wel bij Odoo als bij andere SAAS aanbieders)
  11. Overall indruk:
    Zeer goed geschikt om te groeien van 1-pitter naar multi company inclusief warehousing. Duidelijk geschikt voor dienstverlenende bedrijven. Op dit moment iets minder geschikt voor produktie bedrijven als zij veel werken met bill of materials, werkplannen, tekeningen, integratie met Autocad en machine programma's en produktie planning. (Hier wordt wel hard aan gewerkt)

Kosten voor de gebruiker
Ik vind het erg jammer dat Odoo aan het bewegen is naar een full-cost model met Odoo zelf als centrale partner voor klanten.
Hoewel de kosten tot en met 2 gebruikers miniem zijn (zelfs inclusief alle mogelijke functionaliteit), stijgen de kosten véél te sterk direct daarboven (explosief) en is dit ook moeilijk voor de gebruiker in de hand te houden.
Het is (te) makkelijk om functionaliteit toe te voegen die direct tot gróte kosten kunnen leiden bij toekenning van de rechten aan meerdere /alle gebruikers. Een organisatie zit niet te wachten op het moeten managen / in control houden van het bijbehorende ERP kosten model.
Héél erg jammer voor dit prachtige pakket.
De basis gedachte van open source (vrijheid voor iedereen in gebruik en ontwikkeling) is hiermee heel ver te zoeken.

Indrukken van OpenBravo
OpenBravo is een multifunctioneel ERP pakket. Er wordt hard aan gewerkt en heeft een grotere community.
Wat erg jammer is, is dat indien je de gratis community versie wilt installeren, je dit niet gemakkelijk gemaakt wordt. Het is op hun site lastig te vinden terwijl ze gewoon op sourceforge aanwezig is.
Qua techniek is het net als Odoo toegankelijk voor gebruikers via de webbrowser. Erg handig.
Er is een virtuele machine te downloaden om te installeren cq mee te experimenteren. Je kunt echter het produkt ook als service afnemen.

Qua configuratie zijn er redelijk goede handleidingen op de community wiki site, netjes stapsgewijs.
Qua gebruiksvriendelijkheid is er mee te werken, en het is consistent qua vormgeving en bediening opgezet. Ik vond echter de interactie veel minder prettig dan Odoo en Tryton.
Qua performance viel het mij erg tegen. Het gebruikt niet alleen veel geheugen waardoor het geregeld traag is, maar ik heb zelfs geregeld vastlopers gehad. Dit zowel op de testsite van openbravo als op mijn (iets ondergedimensioneerde) virtuele machine. Zeker met meerdere gebruikers kan dit een probleem zijn.

Functionaliteit:

  • Hier kan ik vrij kort over zijn: In principe zit alles er in (ook goede warehousing).
  • Zelfs Available to Promise is in bepaalde delen geïmplementeerd.
  • Projectmanagement was helaas niet grafisch mogelijk waardoor planning en inzichtelijkheid minder waren. (naast de al iets lastigere opzet)
  • Het is qua concept goed geschikt voor grote organisaties met meerdere locaties, administraties en landen. (behalve dan de performance)
  • Rapporten zijn aanwezig of te maken.
  • Export van gegevens is goed te doen.
  • Import mogelijkheden zijn minder goed dan aangegeven: lastig om dit goed te doen.
  • Er zijn localisatie mogelijkheden, maar nog niet voor Nederland. Het beste is nu nog om zelf een rekeningschema etc op te zetten.
  • Wat ik hinderlijk vond is dat als je meerdere (opeenvolgende) taken wilt uitvoeren je veel verschillende menus door moet. Het is niet gericht op Lean workflow gebruik.
  • Er is een commerciële versie aanwezig die met name meer functionaliteit biedt voor retail bedrijven.
  • De hoeveelheid aanvullende modules /die te installeren is, is veel minder groot dan bij Odoo.
    Hier staat wel tegenover dat de basis versie al bijna alle functionaliteit bezit. (in tegenstelling tot Odoo waar je elk brokje moet installeren)

Algemene indruk:
Je krijgt veel functionaliteit in één keer. Duidelijk werkend aan nieuwe functionaliteit en toepassingen. Veel configuratie mogelijkheden, maar ook arbeidsintensiever (en technischer) om te configuren dan Odoo.
Heel erg jammer dat het uitgangspunt voor gebruikers niet is: Lean, mean en reliable.

Kosten voor gebruikers:
Veel gebruikers kunnen volstaan met de community versie.
Aanvullende modules kunnen duur zijn, maar bieden ook duidelijk meerwaarde.
Beheer kosten kunnen oplopen bij blijvende instabiliteit en matige performance.
 

Indrukken van Tryton
Tryton is een gratis opensource ERP pakket.
Qua functionaliteit is het (veel) minder uitgebreid dan Openbravo en Odoo.

Qua techniek is het ook gebaseerd op een 3-tier model, alleen krijg je niet toegang tot de applicatie via een browser, maar via een lokaal te installeren "client".

Het pakket is stabiel. Ik heb geen vastlopers gehad. (installeer wel de laatste versie)
Het is ook erg vergevingsgezind: als nog niet alles goed geconfigureerd is, zal hij bij het opslaan aangeven dat dit nog niet mogelijk is omdat iets nog niet juist geconfigureerd of gevuld is, ook bij een database afhankelijkheid. (denk bijvoorbeeld aan het nog niet volledig hebben aangemaakt van attributen van produkten / services en je wilt een order opslaan).

De community die er aan werkt is duidelijk kleiner dan van Odoo en OpenBravo. Er staan veel wensen voor modules of wijzigingen in functionaliteit nog open.

Wat ik een erg groot gemis vind is goede documentatie.
Als er documentatie is staat ze verspreid over meerdere sites en locaties (tryton.org, de wiki, google, etc)
De meeste documentatie is erg technisch.
Er is geen totaal stappenplan om snel een administratie op te zetten met alle minimaal benodigde te configureren zaken en alle afhankelijkheden.
Er is geen beschrijving van de modules en geen online help.

Daar staat tegenover dat (als je er zelf goed in wilt duiken) het redelijk makkelijk te ontdekken is waar alles voor dient.

Wat zit er in qua functionaliteit:

  • De mogelijkheid om meerdere administraties te voeren naast elkaar
  • Er is localisatie qua taal.
  • Er is localisatie qua rekeningschema's voor België, Frankrijk en Duitsland. De overige landen helaas nog niet. Daar moet alles (rekeningen, btw, etc) zelf aangemaakt worden
  • Er zijn goede, simpele molules voor sales opportunities, sales opdrachten en factuur verwerking. Ze werken prettig en zijn zowel vormgegeven om meerdere  facturen per handeling uit te voeren, als ook voor 1 order/factuur alle stappen achter elkaar uit te laten voeren met weinig menu handelingen.
    Ook creditering gaat handig en goed.
  • Er zit basis warehouse functionaliteit in, zelfs al met dropping en verzending.
  • Er kan gebruik gemaakt worden van prijslijsten.
  • Bank functionaliteit heeft IBAN en SEPA authorisatie, maar kan geen gegevens importeren en exporteren.
  • De projectmodule (met name handig ook voor service/consultancy activiteiten) is aanwezig. Timesheet uren kunnen worden doorgezet naar (draft) facturen.
    Alleen kunnen er geen selecties worden gemaakt welke uren je doorzet.
    Tijdens facturatie kunnen er nog wijzigingen doorgevoerd worden, maar minder in rekening gebrachte uren worden niet teruggekoppeld naar de projecten module.
    De timesheet funcitonaliteit werkt goed.
  • Er kan wel een workload op mensen gepland worden,  maar nog niet inzichtelijk gemaakt worden (zowel niet met een rapport als ook niet grafisch) waardoor dit eigenlijk nog geen meerwaarde heeft.
  • Nieuwe modules kun je later toevoegen.
  • Er zit GEEN Btw rapportage in. (maar dat is wel natuurlijk uit de balans en resultaten rekening te halen)
  • Documenten (facturen etc) en rapporten zijn qua basis al goed te gebruiken. Heel fijn vond ik dat de output gelijk in odt formaat is (Openoffice) en ook nog te bewerken is.
  • Import van gegevens gaat niet cq is erg techniesch en complex, of moet op de database. Mooi zou het zijn geweest als dit in elk scherm zou kunnen. Denk bijvoorbeeld aan het inlezen van bankmutaties.
    Export van gegevens kan alleen door gegevens uit getoonde rapporten of getoonde tabellen rechtstreeks te kopieren naar het kladblok.
  • Er zit een scheduler in om handelingen te automatiseren (niet makkelijk)
  • Schermen en workflows zijn niet of zeer beperkt te beïnvloeden / configuren.
  • Er zijn nog te weinig rapporten (hoewel ze ook wel te maken zijn is het niet makkelijk opgezet)

Overall indruk Tryton
Als je een gratis pakket wilt gebruiken en geen bezwaar hebt tegen het geheel zelf opzetten van rekeningschema's, je geen high tech behoeftes hebt en bereid bent alle mutaties handmatig door te voeren: dan is het een betrouwbare kandidaat.
Er is helaas geen virtuele machine om direct te installeren. Wel kan zelf een linux mint of ubuntu omgeving snel ingericht worden met tryton cq neso (server en client ineen). Wel moeten de paden naar de nieuwste source paden eerst ingesteld worden. Ook is de neso server niet gelijk te benaderen als "server" maar alleen geconfigureerd als localhost (dus alsof je het op 1 desktop draait). Jammer.
Dit, tesamen met de documentatie, maakt het voor nieuwe gebruikers niet makkelijk om het snel te implementeren. Ook zal hierdoor de gebruikers community minder snel groeien.

Indrukken van Xtuple (Postbook) opensource ERP.
Xtuple openbooks is een oud gediende.
Xtuple bestaat in 3 varianten, waarvan de basisvariant de gratis Opensource variant is.
Deze variant kent veel functionaliteit die betrekking heeft op multi-site, multi-warehouse, en productie faciliteiten. Tevens kan het ook projecten administreren.
Aanvullende functionaliteit is beperkt. Daarvan zijn een aantal tegen betaling.
(Technische) installatie is redelijk complex. Indien u op het linux platform wilt draaien moet u er rekening mee houden dat deze standaard alleen oudere versies vanuit de bibliotheek installeert. Nieuwe versies zijn wel handmatig te installaeren. Wel moet u dan veel handmatig instellen. (technisch)
Er is gelukkig wel een geconfigureerde Virtuele machine, die via een speciaal script geïnstalleerd en gebruikt wordt (Vagrant op vVrtual box). Deze bevat ook een test database en kale lege installatie die naar uw eigen wensen is in te vullen. Ook is standaard al de mobile-web interface mee geïnstalleerd.
Daarnaast wordt er ook een SAAS service aangeboden.

Voor de volledige functionaliteit dient op de pc van de gebruiker een speciaal programma geïnstalleerd te worden (client). Wel is de communicatie standaard encrypted (ssh).
Op dit moment is er ook een (mobile) webinterface in ontwikkeling die zelfs goed geschikt is voor het gebruik met tablets/ipads. Op dit moment is hier de CRM/Sales webinterface in aanwezig.

Een aantal bevindingen:
Webinterface:

  • Geschikt voor tablets.
  • Qua vormgeving compleet anders maar wel goed snel te leren. Helaas is het niet mogelijke meerdere tabs open te zetten.
  • Er zijn eigen workflows te creëren. Erg handig. Een nadeel op dit moment is wel dat er geen standaard workflow in aanwezig is.
  • Facturatie werkte hierdoor (nog) niet op de test database.
  • Veelbelovend.

Beheer via desktop client:

  • Qua vormgeving doet het ouderwets aan.
  • Sommige menus zitten niet op logische plekken. Zelfs de menukeuze om de applicatie te sluiten zit onlogisch. Helaas is er geen standaard “script” of document met een stappenplan om snel een company in te richten. Hiervoor is een (betaalde) wizard module.
    Wel is er standaard een lege database met een standaard Amerikaans rekeningschema aanwezig. Deze is gemakkelijk te veranderen.
  • Als u de handleidingen leest (op internet, na enig zoeken) en voorbeelden volgt, is redelijk goed te volgen hoe je het kunt gebruiken. Er zijn voorbeelden voor 3 type berdijven: service / consultancy, produktie, handel.
  • Projecten zijn qua basis goed aanwezig. Zelfs de koppeling met de sales order, inkoop en workorders zijn te maken. (ook zichtbaar in de boekingen!!!).
    Enig gemis hierin is nog dat scheduling en de ganttchart niet interactief zijn en niet makkelijk uit andere toepassingen in te lezen zijn (tenzij je hiervoor zelf een import van xml/csv bestand creëert). Ook zijn er geen afhankelijkheden tussen taken. De tijd- en expense registratie module is in basis voldoende en goed gekoppeld.
  • Het inkoopproces en is in te richten voor complexe organisaties. 3 varianten zijn parallel te gebruiken: met purchase request, zonder purchase request maar met inkooporder, en rechtstreekse verwerking van inkopen en materiaalontvangst zonder inkooporder met directe Boeking. De laatste is erg handig. De eerste 2 zit een onhandig stap in waarbij handmatig na ontvangstboeking een voorstel tot betalen moet worden gemaakt. (jammer).
  • Autorisaties op stappen is alleen in te richten door autorisatie op functionaliteit, geen losse workflows.
  • Het systeem kan “available to promise” weergeven (lopende availability) hoewel het niet in eerste instantie in de salesorder qua voorspelde datum weergegeven wordt. Het wordt aangestuurd door een centrale inventory management functie. Hier worden ook productie/assembly en inkoop opdrachten gegenereerd.
  • Qua shopfloor control en Masterscheduling kent het een boevengemiddelde functionaliteit, zowel op master schedule niveau als op detailplanning niveau. Er is bijvoorbeeld ook de (eenvoudige) mogelijkheid te plannen op flow/planner a la Theory of Constrains (met buffers en bottlenecks).
  • Warehousing heeft de mogelijkheid voor tellijsten, slips en tellijsten etc.
    Helaas geen barcodes.
  • Het inlezen van bankmutaties en exorteren van bankopdrachten zit er standaard niet in. Hiervoor moet je eigen import.export definities maken.
  • De desktop/client versie was erg stabiel.
  • Eén belangrijke extra te installeren module (connect voor interfacing met mail etc) is een betaalde module.

Algemene indruk:
Xtuple openbooks kent standaard veel functionaliteit.
Het is redelijk goed te gebruiken voor dienstverlenende organisaties die op project basis werken. Voor productiebedrijven zijn er ook een aantal goed vormgegeven functionaliteiten. De indruk die bij mij achterbleef is dat hoewel het ouderwets aandoet, het qua functionaliteit niet onderdoet voor Openbravo.
De nieuwe web-functionaliteit (mobile) voorziet al in een goede aanvulling: workflows. Zeer goed en jammer dat die nog niet in de desktop versie zitten. Helaas is de webversie nog niet helemaal klaar: Facturatie mist cq moet goed ingericht worden. Projectmanagement mist nog gantt-chart en afhankelijkheden van taken
Het is op een virtuele server omgeving te draaien. Je hebt echter wel technische kennis nodig om geregeld een update te doen.
Voor mij komt deze qua functionaliteit op plaats 2, na Odoo.

Keuze
Het is lastig te kiezen uit de 4 ERP pakketten. Elk pakket heeft zijn voor en nadelen.
Bedenk goed wat u wilt bereiken, welke processen zijn voor u de belangrijkste zijn en hoe u (absoluut niet) wilt werken.
Neem daarna pas andere aspecten in uw overweging mee.
Wilt u absoluut geen kosten maken voor redelijk veel functionaliteit en heeft u meer dan 2 gebruikers: dan zult u terecht komen bij de community versie van OpenBravo, met de slechtere stabiliteit en performance, of bij Xtuple Postbooks. Xtuple Postbooks heeft daarbij mijn voorkeur.
Heeft u maar 2 hoofdgebruikers of bent u toch bereid een redelijke vergoeding te betalen voor het gebruik, heeft Odoo in mijn visie de allerbeste kaarten. Goede vormgevingen en heel veel functionaliteit. Sterk in ontwikkeling met een heel goede basis.
Heeft u meer dan 2 gebruikers, geen bezwaar tegen het zelf "uitvinden" van hoe alle functionaliteit werkt en geen bezwaar tegen handmatige boekingen, en nog belangrijker heeft u voldoende aan de kernprocessen met een heel goede standaard flow van (autorisatie) processtappen, is Tryton een redelijk goede gebruiksvriendelijke keuze. Enig nadeel is de kleine community en beperkte support.
Mocht u zich realiseren dat u eigenlijk toekunt met het voeren van alleen de financiële administratie, kunt u wellicht beter een administratie pakket gebruiken.

(Eenvoudig) Opensource administratiepakket
Mocht u alleen een financiële administratie moeten voeren, is een acceptabel gratis opensource pakket GnuCash.
Hierbij kan een double-entry administratie gevoerd worden, facturatie uitgevoerd worden en verwerking van het bankmutatiebestand uitgevoerd worden. (wel via een truuk: cvs mutatiedownload van de bank omzetten mbv MT2OFX naar ofx formaat. Daarna inlezen).
Er zijn ook eenvoudige rapportage mogelijkheden om bv makkelijk gegevens voor BTW aangifte te verkrijgen.
Mocht u met dit pakket kennis willen maken is er een goede uitleg op:
http://lifestylezaken.drupalgardens.com/inhoud/online-cursus-boekhouden-voor-ondernemers-met-gnucash.
GnuCash is te installeren op alle platformen en makkelijk te testen.

Bij het opnieuw lezen van het artikel van T.R Browning en N. Sanders genaamd “Is lean werken ook mogelijk bij innovatie” geplaatst in de Holland Management Review van december 2012, realiseerde ik mij opnieuw de “misconceptie” van het begrip LEAN.
De term LEAN lijken veel mensen te associëren met het dun / uitgemergeld zijn van een organisatie.
Wat het eigenlijk inhoud is echter: het focussen van alle activiteiten op het creëren van (de juiste) waarde.
Er wordt wel een afweging gemaakt of activiteiten overbodig zijn, maar belangrijker nog of de processen voldoende waarde toevoegen en de juiste waarde. Ook wordt er gekeken naar slagvaardigheid, het goed kunnen reageren op veranderende omstandigheden en kansen. Samengevat, hoe met de middelen maximale waarde te creëren voor de klanten van de organisatie nu en in de toekomst. (Lean en mean)

Ook in dit artikel van T.R Browning en N. Sanders wordt dit nogmaals benadrukt. Er wordt voor gewaarschuwd niet klakkeloos aan te nemen dat er altijd gesneden moet worden en altijd direct LEAN toegepast moet worden (hoewel die beslissing ook een onderdeel is van de LEAN aanpak). Er wordt daar dan ook gesproken over 2 invalshoeken: "Liposuctie" of "Diëten en bewegen”. Natuurlijk gaat het om toepassing van "Diëten en bewegen".

Wat helaas hier niet in wordt benadrukt is dat niet vergeten moet worden als éérste stap te bepalen wat de belangrijkste waardeketens zijn voor uw organisatie, welke waarde daarbij gecreëerd wordt én welke kenmerken er aan vast hangen in welke omstandigheden.
Pas daarná kan gekeken worden hoe dit te faciliteren en dus hoe de processen zo effectief en efficiënt mogelijk te richten op het creëren van die waarde en het kunnen acteren in die specifieke omstandigheden.
Voor de ene organisatie kan bijvoorbeeld flexibiliteit en beschikbaarheid doorslaggevend zijn bij het creëren van waarde, bij een andere behoud en opbouw van kennis.
Hoe vervolgens de toolbox behorend bij de LEAN aanpak wordt ingezet is hier van afhankelijk.

Zij nemen dit in hun artikel eigenlijk als vanzelf aan of slaan dit over.

Terecht vinden zij dan een aantal aspecten die bij (innoverende) organisaties van belang zijn:

  • Lean hoeft niet in te houden activiteiten weg te snijden, maar kan ook betekenen activiteiten toe te voegen aan een proces om de waarde te verhogen.
  • Waarde wordt niet alleen verspild door een activiteit, maar kan ook door een gebrek aan samenwerking tussen activiteiten worden verspild.
  • Lean tools moeten op het juiste moment ingezet worden om niet contraproductief te zijn.
  • Het is raadzaam complexiteit en nieuwigheid niet allebei tegelijk bij het optreden ervan te bestrijden, maar te starten met 1 van beide.

Hun onderzoek bevestigd dat bij de toepassing van LEAN zorgvuldig te werk moet worden gegaan. Het geeft een vijftal waarschuwingen die u niet moet vergeten bij toepassing van de LEAN methodiek. (hier in andere volgorde weergegeven)

  • Conceptualiseer waarde en verspilling opnieuw.
  • Verbeter een taak of proces niet in isolement.
  • Doorgrond eerst de complexiteit van een systeem alvorens er aan te gaan sleutelen.
  • Drijf Lean werken niet te ver door.
  • Pas lean werken toe bij zo min mogelijk verstoring (opmerking: kies dus de juiste aspecten om met lean aan te pakken !!)

Hoewel hun artikel met name gericht is op toepassing van LEAN in innovatieve organisaties, bevestigt dit nogmaals dat het een waardevolle aanpak is, indien u zich realiseert waar u mee bezig bent.

Indien uw applicatielandschap aan veel veranderingen onderhavig is of als er meerdere front-end applicaties contact maken met meerdere back-end systemen, heeft u in principe een complex applicatie landschap.
Hoe kan de beheerorganisatie hier nu het beste mee om gaan? Wat voor applicatie landschap moet u naar streven?


De beste remedies hiertegen zijn natuurlijk een constante aandacht voor versimpeling van het applicatie landschap (bijvoorbeeld van integratie van functionaliteiten in 1 pakket) en standaardisatie van informatiestromen.
 

Standaardisatie kan echter op meerdere niveau's van de architectuur:

  • Standaardisatie van informatie.
    Dit is tegelijk de lastigste om te beheren. Bij de keuze van de standaard informatie elementen en informatie groeperingen moet tegelijk een afweging gemaakt worden van toepassingsmogelijkheden versus over/under delivery van informatie.
    De basis hiervoor kan gelegd worden in de inrichting van uw organisatie en administratieve processen en de toepassing van een LEAN aanpak.
  • Standaardisatie van bronnen.
    Ook dit is een direct gevolg van de inrichting van organisatie processen, communicatievormen en verantwoordelijkheden. Uitgangspunt in een Lean organisatie is 1 bron per informatie-element.
  • Standaardisatie van de communicatievorm
    Denk hierbij aan een universele manier van communicatie, bijvoorbeeld in xml via gestandaardiseerde api's.
  • Vermindering en groepering van communicatie(punten).
    2 geregeld voorgestelde concepten hiervoor zijn:
    • Het gebruik van een Enterprise service bus als middelware laag.
      Hierbij praat elke applicatie uitsluitend met de Enterprise service bus. In principe weet een applicatie dus niet met welke applicatie contact wordt gelegd voor levering en ontvangst van informatie.
      In de Enterprise service bus zit de intelligentie / architectuur hiervoor. Ze bewaart in principe geen informatie, maar is alleen een “communicatie snelweg” met gestandaardiseerde connecties. Zij regelt pull van informatie en reageert op push van informatie. Zij weet de bron en toepassing van informatie. De applicaties weten dit echter niet.
      De ESB streeft hierbij standaardisatie van informatie na en anonimiseert de informatie.

Voordelen hiervan zijn:

  • Applicaties zijn echt vervangbaar zonder invloed te hebben op de vorm en inhoud van de connecties met andere applicaties. Alleen connecties met de enterprise service bus moeten opnieuw opgezet worden bij vervanging.
  • Hierdoor is het dus met name geschikt voor functionaliteit die in ontwikkeling is of “vluchtig” is.
  • Het is met name geschikt bij connectie tussen vele kleine applicaties, zonder veel zwaargewichten.

Nadelen zijn:

  • De complexiteit is groot in het ontwerp van de ESB.
  • Niet alleen definities van informatieflows, maar ook van de frequentie, reactie mechanismen en fall-back bij uitval van commnicatie moet worden geregeld. Dit is complex.
  • Per data element is er een bron waarmee richting alle andere gebruikers gecommuniceerd moet worden.
  • Voor data analyse is er geen central bron van informatie. Wel een centrale aanspreekpartner die het kan verzamelen. (met alle onzekerheden van dien)
  • De meerwaarde ligt alleen in de communicatie, niet in functionaliteit voor gebruikers. Vanuit een LEAN optiek moet de meerwaarde dus hoog zijn om te voorkomen dat deze applicatie er tussenuit gesneden gaat worden.

 

  • Het gebruik van een zware functionele applicatie als middelware/communicatie middel met centrale data opslag.
    Laat zo veel mogelijk essentiële informatie naar die centrale applicatie lopen (vaak het ERP systeem). Overige applicaties hebben in principe geen onderling contact, tenzij ze gezamenlijk 1 functionaliteit bieden.
    Een bronapplicatie update bij een mutatie alleen deze centrale applicatie database. Van daaruit worden andere applicaties gevoed.

Een aantal voordelen:

  • 1 centraal punt bevat altijd de “waarheid” aan informatie.
    Als een bron uitvalt, zullen alle overige applicaties nog steeds gevoed kunnen worden met eenzelfde gesynchroniseerde “waarheid” (al is die op dat moment achterhaald)
  • Het centrale systeem biedt ook de mogelijkheid van data-analyse op de centrale data.
  • Er is 1 applicatie minder te beheren die geen intelligentie hoeft te hebben ter voorkoming van communicatieproblemen.
  • De communicatie loopt niet via, maar naar dit centrale punt. Hierdoor heb je een (logistiek) informatie ontkoppelpunt geintroduceerd met lagere gevoeligheid voor communicatie problemen.
  • Automatisch een drang om nieuwe functionaliteit te integreren in de centrale (ERP) applicatie, waardoor het systeemlandschap simpeler blijft. (De ERP applicatie zelf natuurlijk niet.)

Nadelen:

  • Vervanging van de centrale applicatie gaat moeilijker. Het moet dus een stabiele applicatie zijn en voor een lange termijn inzetbaar.
  • Ook hier moet niet vergeten worden (synchronisatie) informatie standaarden af te spreken.

Hier richt ik me met name op een beperkt aantal handzame tools die Business Intelligence kunnen ondersteunen bij de presentatie van gegevens, niet op tools om BI informatie te verzamelen en ook niet hoe u Business Intelligence organiseert (zie hierboven).
Er zijn veel tools op de markt, zowel opens-source als betaald, zowel simpel te gebruiken op uw desktop alsook waar een eigen server inrichting voor nodig is.
Hier geef ik uitsluitend een aantal ervaringen weer van een bepekrt aantal pakketten vanuit het perspectief van een Business Analist.

 

Qlikview

 

Qlikview is een uitgebreide tool die met name geschikt is om in te zetten binnen grotere organisatie met veel bronnen en veel gebruikers.
Het is technisch opgebouwd uit een aantal "lagen" maar in essentie heeft het een eigen database server en ontsluit functionaliteit dmv webserver en clients. Het is een "zware" oplossing.

 

Informatie kan gekoppeld worden aan realtime transactie databases maar ook datawarehouses en lokale bronnen zoals excel sheets. Ook xml pulling van data is mogelijk.
Qua functionaliteit kan het veel. Er kunnen vele flexibele slice-en-dice overzichten gemaakt worden in tabs-gewijze pagina's die dynamisch met elkaar gelinkt zijn. Grafische overzichten zijn goed te combineren met data selectie views en data-overzichten.

 

Het opzetten van overzichten kost echter redelijk wat werk en is complex. Hiervoor moet je een expert gebruiker zijn. Helemaal als er scripts gebruikt worden om data te combineren.
Het gebruiken van bestaande, reeds ingerichte overzichten kan uitstekend gedaan worden door "leken". Veel wijst zich zelf. Het meeste is via een webbrowser te ontsluiten.
Om performance te verbeteren kan ook output op vaste momenten gegenereerd worden en op vast lokaties geplaatst worden. Die inforamtie is  vervolgens van die (web)server op te vragen zonder toegang te moeten hebben tot Qlickview.

 

Licentiekosten van Qlikview zijn hoog. De waarde die het kan toevoegen is echter ook hoog.

 

Qliksense

 

Qliksense is een nieuwe produkt van Qlik.com.
Het is gericht op het makkelijk zelf kunnen koppelen van informatiebronnen (zwel simpele bronnen als complexe gelinkte bronnen en tabellen), en het snel doorgronden van data dmv grafieken en tabellen.
Het is zo gemaakt dat het werkt met drag-en-drop van gegevens. (Gecombineerde) Weergaves en filters kunnen bewaard worden voor hergebruik. Ook grafiekinstellingen kunnen bewaard worden. Er kan zelfs op informatie worden doorgezoomd door heel simpel een "lus" rondom een deel van een grafiek of data te leggen. Dat fungeert dan als filter en past dynamisch de weergaven aan. Zeer inventief.

 

Tevens kunnen er ook presentatie gemaakt worden binnen deze tool. 
Een erg goede en simpele tool zowel te gebruiken voor eenmalige analyse als terugkerende rapportages.
Het is een tool bij uitstek voor de business analist, maar is zelfs zo "versimpeld" in gebruik dat iemand met minder expertise er ook snel mee overweeg kan.
Qlicksense desktop is een gratis stand-alone produkt. Er is ook een uitgebreidere omgeving die breed ingezet kan worden a la Qlikview, maar dan net zo gebruiksvriendelijk als Qliksense. Het komt bij mij over als de "next generation"solution". Zeer goed en gebruiksvriendelijk.

 

Tableau Desktop

Tableau biedt (net als Qlik) verschillende produkten voor verschillende soorten toepassingen. Er is een Desktop omgeving (voor de Business Analist die veel nieuwe rapportages maakt cq single-user gebruik), maar ook een server omgeving, met daarbinnen verschillende smaken.
Tableau Desktop is een eenvoudige tool, die weliswaar even gewenning vergt om snel grafieken te kunnen bouwen, maar zeer overzichtelijk is.
Er zitten veel connectors bij, zelfs voor SAP etc. Natuurlijke kunnen ook lokale files (excel, dbase, access etc) gebruikt worden.
Per bestand kunnen meerdere weergaven gemaakt worden, inclusief op een landkaart geprojecteerde data. Zeer leuk.
Een diavoorstelling kan hier gemaakt worden doordat per grafiek een "sheet" wordt gemaakt, (net als mogelijk is in excel) en dan in presentatiemode elke tab/sheet te presenteren. Dit is dus minder uitgebreid dan Qliksense. Wel werkt het direct.
Net als bij Qliksense is het veel click-en-drag: het slepen van data elementen , dimensies en het kiezen van grafiektype.
Een zeer goede tool. Wel is Tableau Desktop per user aan de prijzige kant (bijna 1000 dollar).

Wat is Business Intelligence

Business Intelligence is vrij vertaald de manier om in uw bedrijf aanwezige informatie over uzelf, uw concurrenten, uw leveranciers en uw markten te verzamelen, te gebruiken en analyseren om hieruit waardevolle informatie te abstraheren.
Het omvat dus meer dan alleen het analyseren en presenteren van informatie. Het omvat ook een cultuur, discipline en werkprocessen om actief informatie te verzamelen, te valideren en te waarderen en te abstraheren. Goede Business Intelligence informatie presenteert niet alleen bevindingen, maar relateert ze ook aan de binnen de organisatie gebruikte stuurinformatie, cq KPI's.

Hier zal ik 2 aspecten van Business Intelligence belichten:

  • Een implementatie aanpak: een voorbeeld
  • BI presentatie tools die Business analisten kunnen inzetten.

Een implementatie aanpak: een voorbeeld

Om een indruk te kunnen geven wat er allemaal bij komt kijken bij het opzetten en onderhouden van een BI organisatie heb ik hieronder een voorbeeld van een aanpak weergegeven.
Om te komen tot een goede BI organisatie waar structureel BI informatie actief gebruikt wordt zouden de volgende (technische) stappen ondernomen kunnen worden:

  1. Bepaal welke soort informatie u wilt verzamelen en met welk doel.
  2. Bepaal wat bronnen hiervoor kunnen zijn.
  3. Bepaal wie van uw organisatie waarvoor actief ingezet kan worden.
    Maak hierbij onderscheid naar het type rol:
    • Verzamelaar
    • Screener
    • Evaluator
    • Publicist / redacteur
  4. Bepaal welke BI informatie gekoppeld is aan uw KPI’s.
  5. Bepaal hoe omgegaan moet worden / kenbaar gemaakt moet worden en hoe valide basis informatie is en hierop gebaseerde “conclusies”.
  6. Geef aan hoe die onderling gewogen (mogen) worden.
  7. Zet een (tijdelijk) systeem op om de informatie in op te slaan, te evalueren, weer te geven hoe valide de info is, wie er nut van kan hebben.
  8. Maak het onderdeel van je organisatie:
    • Bepaal hoe vaak er actief georganiseerd gesproken wordt over BI informatie in uw organisatie, cq in welke organen u dit op de agenda wilt hebben.
    • Wijs rollen toe aan mensen.
    • Deel informatie en maak effecten zichtbaar. (meet)
    • Categoriseer informatie.
    • Geef ook aan hoe vrij mensen om mogen gaan met de informatie.
    • Geef ook aan dat anderen (bezoekers / schoonmakers etc) die informatie bij u kunnen tegenkomen cq BI informatie bij u proberen te vergaren. Stel dus ook een policy op wat wel of niet op kantoor zichtbaar mag zijn voor derden.
  9. Stel een programma op hoe de rollen onderdeel van het functioneren te maken van de werknemers, hoe zij om kunnen/moeten gaan met bepaalde categoriën informatie. Leg ook vast wie in welke mate bijgedragen wordt.
    Om een positieve drive te houden in de organisatie is het ook belangrijk een positieve drive te hebben. Maak dus ook zichtbaar hoe nuttig de inbreng is geweest. Relateer het bijvoorbeeld aan genomen management acties, etc..
  10. Stel implementatie doelstellingen op, bijvoorbeeld: Betrek binnen x maanden 90 % van de doelgroep.
  11. Implementeer het in 2 fasen:
    • Fase 1: Massa sprint: Doorloop de cyclus van verzamelen, screenen, waarden/evalueren, conclusies trekken en delen van de info een beperkt aantal keren. Gebruik dit om er van te leren mbv een grote groep deelnemers. Gebruik dit ook om snel veel start informatie te verzamelen.
    • Fase 2: Start na de evaluatie hiervan (en presentatie info) met het continue gebruik zoals voorzien in de lange termijn oplossing.
      Dus daag mensen uit om continu cq op geregelde momenten info aan te brengen, nodig mensen uit te evalueren, etc..
      Zorg ook dat in deze fase een tool/methodiek aanwezig is om dit proces te ondersteunen.

Zoals eerder aangegeven is dit een voorbeeld om te tonen wat er allemaal bij komt kijken.
Het merendeel van de acties zullen zitten in het organiseren, opvolgen, uitdragen van belang en resultaten, etc.

JSN Venture template designed by JoomlaShine.com